Inilah Pengertian Invoice, Manfaat dan Cara Membuatnya

Dalam sebuah perusahaan terutama untuk layanan partai besar atau perusahaan jasa, pembuatan invoice terhadap penjualan barang atau jasa adalah wajib. Karena invoice memegang peranan penting sebagai bukti penjualan dan juga akan dilampirkan dalam berbagai laporan keuangan termasuk laporan pajak.

Pengertian Invoice

Invoce dapat didefinisikan sebagai sebuah dokumen di mana berisi perincian pengiriman barang yang mencatat daftar barang, harga barang, dan hal lainnya yang berhubungan dengan penagihan untuk pembayaran yang dikeluarkan pihak penjual kepada pihak pembeli.

Banyak orang yang mengira bahwa invoice sama dengan nota atau kuitansi. Namun sebenarnya tidak, invoice merupakan sebuah catatan yang memuat daftar barang kiriman atau jasa yang sudah dilakukan. Invoice juga dilengkapi dengan keterangan nama pembeli, jumlah produk, harga yang harus dibayar dan juga tanggal jatuh tempo pembayaran.

Berbeda dengan nota yang merupakan bukti pembelian, invoice ini memiliki fungsi utama sebagai form penagihan kepada klien. Contoh invoice saat ini banyak digunakan pada transkasi yang melibatkan perusahaan jasa seperti jasa desain, dan juga perusahaan penjualan partai besar, atau perusahaan yang bekerja sama dengan suplier dengan sistem penyetoran barang terlebih dahulu, hingga aktivitas ekspor impor. Itulah mengapa terdapat tanggal jatuh tempo pembayaran.

Biasanya, invoice dibuat dalam 3 rangkap, di mana rangkap pertama akan diberikan kepada pembeli, rangkap kedua akan disimpan sebagai lampiran penagihan, dan lampiran ketiga akan dimasukkan ke dalam buku faktur.

Manfaat Invoice

Seperti sudah dijelaskan sebelumnya, manfaat infoice adalah sebagai lampiran penagihan kepada pembeli ataupun klien. Namun selain itu invoice juga memiliki beberapa manfaat penting lainnya sebagai berikut:

• Merupakan bukti fisik tentang adanya kesepakatan jual beli antara kedua belah pihak
• Sebagai bukti pembelian barang atau jasa
• Sebagai bukti nyata jumlah tagihan dan juga tanggal jatuh tempo pembayaran.
• Sebagai bahan rujukan utama jika terjadi kesalahan dalam pengiriman produk ataupun kesalahan pembayaran.
• Menjadi salah satu dokumen bukti pembayaran pajak.
• Merupakan salah satu dokumen sah yang harus tercatat juga terlampir dalam laporan keuangan sebuah badan usaha.

Cara Membuat Invoice

Sebenarnya tidak ada bentuk baku dalam pembuatan invoice, karena pada dasarnya invoice dibuat sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Hanya saja dalam pembuatan invoice terdapat poin-poin yang wajib dicantumkan. Itulah mengapa invoice sangat jauh berbeda dengan nota.

Berikut adalah cara membuat invoice yang baik dan benar dan juga poin-poin yang harus ada dalam invoice:

• Sebuah invoice harus mencantumkan nama dan identitas pembeli sebagai tujuan penagihan invoice
• Invoice harus memiliki keterangan identitas penjual sebagai pihak pengeluar invoice, identitas penjual ini juga bisa dicantumkan dalam bentuk kop.
• Sebuah invoice wajib memiliki nomor invoice
• Terdapat daftar dan juga rincian mengenai semua barang pesanan mulai dari jumlah pemesanan, harga satuan produk dan total jumlah tagihan
• Jika jumlah total tagihan termasuk pajak, makaharus dicantumkan pula besaran pajak yang harus dibayarkan dalam tagihan tersebut.
• Terdapat keterangan jatuh tempo pembayaran tagihan, sesuai dengan kesepakatan dari kedua belah pihak.
• Dicantumkan cara pembayaran yang juga telah disepakati oleh kedua belah pihak. Jika pembayaran tunai maka harus dituliskan secara tunai, dan jika pembayaran dilakukan dengan sistem transfer maka data seperti nama dan nomor rekening juga wajib dicantumkan dalam invoice.
• Jika saat melakukan pemesanan atau purchase order pembeli sudah memberikan uang muka, maka besaran total pembelian dan uang muka harus dicantumkan sebelum total tagihan.
• Jika terdapat biaya pengiriman ataupun diskon harus dituliskan dengan jelas. Terutama diskon, harga sebelum diskon tetap harus dituliskan dalam invoice agar tidak terjadi salah paham dalam pencatatan di buku faktur.